Kündigung per E-Mail – Infos und Tipps

Kündigung per E-Mail – Infos und Tipps

Seit dem 1. Oktober 2016 reicht bei den meisten Verträgen eine E-Mail für eine wirksame Kündigung aus. Ein klassisches Kündigungsschreiben mit handschriftlicher Unterschrift ist nicht mehr erforderlich. Allerdings sollten bei einer Kündigung per E-Mail ein paar Dinge beachtet werden.

Bisher war es so, dass eine wirksame Kündigung meist die Schriftform voraussetzte. Schriftform im Sinne des Gesetzgebers bedeutet, dass ein Schreiben aufgesetzt und von Hand unterschrieben wird. Anders als bei der Textform, die erfüllt ist, wenn die Erklärung in einer Form übermittelt wird, die der Empfänger aufbewahren oder speichern und jederzeit wiedergeben kann, ist die Schriftform ohne eigenhändige Unterschrift nicht erfüllt. Und weil viele Unternehmen auf eben diese Unterschrift bestanden, wurde eine Kündigung per E-Mail nicht akzeptiert.

Damit ist seit dem 1. Oktober 2016 nun Schluss. Künftig können Verträge mit dem Telekommunikationsanbieter, mit dem Energieversorger, mit Versicherungen und mit vielen anderen Unternehmen auch mittels E-Mail wirksam gekündigt werden. Daneben ist die Kündigung auch per SMS, Fax oder Chatnachricht möglich. Doch was bedeutet die neue Rechtslage für die Praxis?

Und worauf sollte der Verbraucher achten, damit es nicht zu Unstimmigkeiten mit dem Vertragspartner kommt?

Der folgende Beitrag erläutert die wichtigsten
Infos und Tipps zur Kündigung per E-Mail:

 

Für welche Verträge die neue Rechtslage gilt

Das Bundesjustizministerium hat ein Gesetz auf den Weg gebracht, bei dem es im Wesentlichen um Regelungen geht, durch die die Durchsetzung des Datenschutzrechts verbessert und das Vorgehen gegen Datenschutzverstöße vereinfacht werden soll. Außerdem stellt das Gesetz klar, was künftig für Kündigungen und ähnliche Erklärungen gelten soll.

Demnach dürfen Unternehmen bei Verträgen, die ab dem 1. Oktober 2016 geschlossen werden, nur noch die Textform verlangen. Auf die Schriftform dürfen sie nicht mehr bestehen. Im Klartext heißt das für den Verbraucher, dass er keinen Brief mehr schreiben, mit seiner eigenhändigen Unterschrift versehen und auf dem Postweg an seinen Vertragspartner schicken muss.

Stattdessen kann er den Vertrag auch per E-Mail, Fax, SMS oder Chatnachricht wirksam kündigen. Und der Vertragspartner darf eine Kündigung, die ihn auf einem dieser Wege erreicht und damit der Textform genügt, nicht mehr ablehnen. Eine Klausel in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen oder in den Vertragsbedingungen, die die Schriftform verlangt, ist ungültig.

Allerdings gilt die neue Rechtslage nicht für alle Verträge, die ab dem 1. Oktober 2016 zustande kommen. So machen vor allem Mietverträge, Arbeitsverträge und Verträge, die von einem Notar beurkundet werden müssen, für eine wirksame Kündigung auch weiterhin eine handschriftliche Unterschrift erforderlich.

 

3 wichtige Punkte bei einer Kündigung per E-Mail

Die Möglichkeit, alltägliche Verträge künftig per E-Mail kündigen zu können, ist zweifelsohne eine Erleichterung für den Verbraucher. Schließlich muss er keinen Brief mehr schreiben und zur Post bringen, sondern kann einen kurzen Text tippen und als E-Mail an seinen Vertragspartner schicken. Dies spart sowohl Zeit als auch Kosten.

Dennoch gibt es drei Punkte, die der Verbraucher beachten sollte:

 

  1. Die Kündigung muss eindeutig zugeordnet werden können.

Damit eine Kündigung wirksam werden kann, muss sie der Vertragspartner eindeutig zuordnen können. Diese Vorgabe gilt unabhängig von der Form. Doch gerade wenn die Kündigungserklärung per E-Mail übermittelt wird, ist die eindeutige Identifizierung besonders wichtig. Und das ist auch im Interesse des Verbrauchers. Sonst könnte schließlich jeder eine Nachricht schreiben und den Vertrag des Verbrauchers ohne dessen Wissen kündigen. Damit der Vertragspartner die Kündigung zuordnen kann, sollte der Verbraucher deshalb immer

  • seinen vollständigen Namen samt Anschrift,
  • die Vertragsnummer und
  • seine Kundennummer

angeben. Ist dem Vertragspartner die E-Mail-Adresse bekannt, sollte der Verbraucher die Kündigung auch von diesem E-Mail-Konto aus verschicken. Kann der Vertragspartner nicht zweifelsfrei erkennen, wer welchen Vertrag kündigt, beispielsweise weil der Verbraucher seine Kontaktdaten nicht angegeben hat, wird er die Kündigung zurückweisen oder zumindest nachfragen. Dadurch kann es aber passieren, dass die Kündigungsfrist zwischenzeitlich verstreicht.

 

  1. Im Zweifel muss der Verbraucher den Zugang der Kündigung beweisen.

Streitet der Vertragspartner ab, dass er die Kündigung fristgerecht bekommen hat, ist der Verbraucher in der Beweispflicht. Er muss also belegen, dass die Kündigung seinem Vertragspartner vor Ablauf der Kündigungsfrist zugegangen ist. Beim klassischen Postweg kann dieser Nachweis erbracht werden, wenn der Brief als Einschreiben mit Rückschein verschickt wurde.

Bei einer Kündigung per Fax kann ein qualifizierter Sendebericht als Beleg dienen. Bei einer E-Mail wird die ganze Sache deutlich schwieriger. Es ist zwar möglich, eine E-Mail so zu verschicken, dass der Empfänger zu einer Empfangs- oder Lesebestätigung aufgefordert wird. Allerdings muss der Empfänger dieser Aufforderung nicht nachkommen. Und selbst wenn er den Empfang bestätigt, heißt das nur, dass er eine E-Mail bekommen hat. Ob die E-Mail richtig angezeigt wurde und der Empfänger sie lesen konnte, ist damit nicht bestätigt. Außerdem lässt sich bislang nicht sagen, ob ein Gericht eine solche Empfangsbestätigung als Beleg anerkennen würde.

Kündigt der Verbraucher per E-Mail, sollte er die Nachricht deshalb unbedingt speichern oder noch besser ausdrucken, und zwar mit Zieladresse und Versanddatum. Außerdem sollte er seinen Vertragspartner darum bitten, die Kündigung zu bestätigen. Dazu kann er beispielsweise schreiben: “Bitte bestätigen Sie den Eingang der Kündigung innerhalb der kommenden 14 Tage.” Bleibt die Bestätigung aus, sollte der Verbraucher nachfragen, um nicht Gefahr zu laufen, die Kündigungsfrist zu verpassen.

 

  1. Die Daten sollten vor einem Zugriff durch Dritte geschützt sein.

Für den Versand seiner Kündigungserklärung sollte der Verbraucher auf einen sicheren Übermittlungsweg zurückgreifen. Denn E-Mail-Anbieter behalten sich im Rahmen ihrer Datenschutzbestimmungen mitunter das Recht vor, die Inhalte von Nachrichten auszuwerten. Hinzu kommt, dass E-Mails oft als Klartext, als ohne Verschlüsselung verschickt werden.

Im Ergebnis sind solche Nachrichten mit Postkarten zu vergleichen: Jeder, der sich Zugriff verschafft, kann den Inhalt lesen. Auch bei einem Versand über soziale Netzwerke oder Nachrichten-Apps sind die übermittelten Daten oft nicht wirklich geschützt. Tipps zu den Möglichkeiten eines verschlüsselten Versands und weiterführende Infos stellt beispielsweise das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik zur Verfügung.

 

Warum der klassische Kündigungsweg die bessere Lösung sein kann

Bei wichtigen Verträgen ist der Verbraucher besser beraten, wenn er sich für die klassische Kündigung per Brief und Einschreiben oder wenigstens per Fax mit qualifiziertem Sendebericht entscheidet.

Gleiches gilt, wenn die Kündigungsfrist in Kürze abläuft oder wenn es bei dem Vertrag um größere Geldbeträge geht. Denn noch gibt es keine verlässlichen Aussagen dazu, wie sich die neue Rechtslage in der Praxis bewähren wird und welche Probleme im Zusammenhang mit der digitalen Kündigung auftreten können.

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