Ausführlicher Ratgeber zur Kündigung, 3. Teil
Durch eine Kündigung lässt sich ein Vertragsverhältnis beenden. Damit die Kündigung wirksam werden kann, muss sie aber einigen Anforderungen genügen.
Ob mit dem Vermieter, dem Arbeitgeber, der Bank, dem Energieversorger, dem Telekommunikationsanbieter oder Versicherungsgesellschaften: Verträge verschiedenster Art hat so ziemlich jeder abgeschlossen. Und früher oder später kommt vielleicht der Zeitpunkt, an dem die Vertragsbeziehung beendet werden soll.
Bei den meisten Verträgen ist das durch eine Kündigung möglich. Dabei ist eine Kündigung nichts anderes als die Erklärung eines Vertragspartners, dass er das Vertragsverhältnis nicht weiter fortsetzen möchte.
Allerdings ist eine wirksame Kündigung an einige Voraussetzungen knüpft. Grund genug, die Kündigung in einem ausführlichen Ratgeber einmal genauer unter die Lupe zu nehmen. Dabei ging es im 1. Teil um die Kündigung aus juristischer Sicht und um die Bedingungen, die gegeben sein müssen, damit ein Vertrag überhaupt gekündigt werden kann. Im 2. Teil haben wir die verschiedenen Kündigungsarten erklärt und aufgezeigt, was es mit der Kündigungsfrist auf sich hat.
Jetzt, im 3. und letzten Teil, widmen wir uns dem Kündigungsschreiben.
Inhalt
Die Formvorgaben für eine Kündigung
Eine Kündigung muss grundsätzlich schriftlich erfolgen. Es ist nicht möglich, einen Vertrag im Gespräch oder am Telefon wirksam zu kündigen. Im Zusammenhang mit der Form unterscheidet der Gesetzgeber aber zwischen der Text- und der Schriftform:
- Die Textform ist erfüllt, wenn die Kündigung so übermittelt wird, dass der Gekündigte die Kündigung aufbewahren oder speichern und jederzeit unverändert wiedergeben kann. Die Kündigung muss also als Text vorliegen. Ob der Kündigende dafür ganz klassisch einen Brief schreibt oder ob er sich für ein Fax, eine E-Mail, eine SMS, eine Chatnachricht oder ein Online-Kontaktformular entscheidet, bleibt ihm überlassen.
- Die Schriftform geht etwas weiter. Sie ist erst und nur dann erfüllt, wenn das Kündigungsschreiben eigenhändig unterschrieben ist und der Gekündigte das Schreiben mit der Unterschrift im Original vor sich hat. Das wiederum ist nur durch einen Brief möglich, den der Kündigende aufsetzt, unterschreibt und persönlich abgibt oder per Post verschickt.
Seit Oktober 2016 ist ein Gesetz in Kraft, das regelt, dass bei den meisten Verträgen eine Kündigung in Textform ausreicht. Viele Anbieter bestehen zwar schon seit längerem nicht mehr auf ein klassisches Kündigungsschreiben, sondern akzeptieren auch eine Kündigung per Fax, E-Mail oder Online-Formular.
Aber durch das Gesetz dürfen die Anbieter jetzt ganz offiziell bei Verträgen, die seit dem 1. Oktober 2016 geschlossen werden, nur noch eine Kündigung in Textform verlangen. Vertragsklauseln, die etwas anderes besagen, sind nicht wirksam.
Doch Vorsicht:
Die Regelung gilt zwar für die meisten, aber nicht für alle Verträge. Ausgenommen sind der Arbeitsvertrag, der Mietvertrag und notariell beurkundete Verträge. Bei diesen Verträgen bedarf eine wirksame Kündigung nach wie vor der Schriftform. Um auf Nummer sicher zu gehen, kann der Kündigende einen Blick in die AGB seines Vertragspartners werfen. Dort ist angegeben, in welcher Form eine Kündigung möglich ist.
Die Inhalte der Kündigung
Das Kündigungsschreiben muss klar und unmissverständlich zum Ausdruck bringen, dass der bestehende Vertrag durch Kündigung beendet werden soll. Außerdem muss der Gekündigte eindeutig feststellen können, wer kündigt und auf welchen Vertrag sich die Kündigung bezieht. Deshalb sollte das Kündigungsschreiben immer folgende Inhalte haben:
- Absenderdaten: Damit eine eindeutige Zuordnung des Schreibens möglich ist, sollte der Kündigende seinen Namen und seine Anschrift abgeben. Hat er den Vertrag nicht alleine abgeschlossen, muss die Kündigung im Namen aller Vertragspartner erfolgen.
- Vertragsdaten: Der Kündigende sollte alle relevanten Daten zum Vertrag angeben. Hierzu zählen beispielsweise die genaue Bezeichnung des Vertrags oder des Vertragsgegenstandes, die Vertragsnummer, die Kundennummer und die Buchungsnummer. Dadurch ist sichergestellt, dass klar ist, um welchen Vertrag es geht.
- Kündigungserklärung: Der Kündigende muss unmissverständlich erklären, dass er den genannten Vertrag hiermit kündigt. Wann die Kündigung wirksam werden soll, muss er dabei aber nicht angeben. Statt eines konkreten Datums reicht es nämlich aus, wenn er lediglich “zum nächstmöglichen Termin” kündigt.
- Kündigungsbestätigung: Der Kündigende sollte seinen Vertragspartner dazu auffordern, die Kündigung schriftlich zu bestätigen. Zum einen kann sich der Kündigende durch die Kündigungsbestätigung sicher sein, dass die Kündigung angekommen ist. Zum anderen hat er die verbindliche Aussage seines Vertragspartners, dass und wann das Vertragsverhältnis endet.
Handelt es sich um eine ordentliche Kündigung, muss der Kündigende keinen Grund angeben. Er kann seinem Vertragspartner zwar mitteilen, warum er das Vertragsverhältnis nicht fortsetzen will. Eine ordentliche Kündigung ist aber auch ohne Begründung wirksam. Bei einer außerordentlichen Kündigung ist das anders. Eine außerordentliche Kündigung setzt immer einen wichtigen Grund voraus und dieser Grund muss im Kündigungsschreiben auch genannt werden.
Die Basisangaben kann der Kündigende noch um zwei weitere Punkte ergänzen, wenn er möchte:
- Widerruf der Einzugsermächtigung: Liegt dem Vertragspartner eine Einzugsermächtigung vor, kann der Kündigende in seinem Kündigungsschreiben darauf hinweisen, dass diese Einzugsermächtigung mit Vertragsende erlischt. Eigentlich ist dieser Hinweis nicht notwendig. Denn wenn die Vertragsbeziehung beendet und die Schlussabrechnung erledigt ist, wird die Einzugsermächtigung automatisch ungültig. Das liegt daran, dass die Einzugsermächtigung für den Vertrag erteilt wurde. Und wenn der Vertrag nicht mehr besteht, fehlt die Grundlage für die Einzugsermächtigung. Trotzdem kann es nicht schaden, den Vertragspartner sicherheitshalber daran zu erinnern.
- Keine Rückwerbeversuche: Je nachdem, um welche Art von Vertrag es sich handelt, kann es gut sein, dass der Vertragspartner versuchen wird, den Kündigenden zurückzuwerben. Oder er wird ihm andere Angebote unterbreiten, um den Kündigenden wenigstens als Kunden zu behalten. Möchte er Kündigende keine weiteren Angebote erhalten, kann er den Vertragspartner darum bitten, Rückwerbeversuche zu unterlassen.
Der Zugang der Kündigung
Die Kündigung kann nur dann zum beabsichtigten Zeitpunkt wirksam werden, wenn sie fristgerecht beim Gekündigten ankommt. Und im Zweifel muss der Kündigende den Nachweis dafür erbringen, dass der Gekündigte das Kündigungsschreiben rechtzeitig erhalten hat. Damit nichts schief läuft, empfiehlt sich deshalb folgende Vorgehensweise:
- Läuft die Kündigungsfrist erst in einiger Zeit ab, kann der Kündigende sein Kündigungsschreiben als normalen Brief verschicken oder auf einem digitalen Versandweg übermitteln. Anschließend kann er abwarten, ob sein Vertragspartner die Kündigung bestätigt. Bekommt er die Kündigungsbestätigung, ist alles in Ordnung.
- Bleibt bis zum Ablauf der Kündigung nur noch wenig Zeit, hat der Kündigende keine Kündigungsbestätigung von seinem Vertragspartner bekommen oder möchte er keinerlei Risiko eingehen, sollte er eine belegbare Versandart wählen. Dabei kann es sich um ein Einwurf-Einschreiben oder ein Fax mit qualifiziertem Sendebericht handeln. Oder der Kündigende gibt sein Kündigungsschreiben persönlich ab und lässt sich den Empfang quittieren.
Als Einschreiben mit Rückschein sollte der Kündigende sein Kündigungsschreiben aber besser nicht verschicken. Denn wenn der Briefträger den Empfänger nicht persönlich antrifft, hinterlässt er nur eine Benachrichtigung. Das Kündigungsschreiben nimmt er aber wieder mit. Der Empfänger muss den Brief daraufhin persönlich abholen.
Tut er das innerhalb einer bestimmten Abholfrist nicht, wird der Brief an den Absender zurückgeschickt. Im Ergebnis wurde die Kündigung dadurch nicht zugestellt und wird deshalb auch nicht wirksam. Lässt sich der Empfänger mit der Abholung Zeit, könnte das ebenfalls nachteilige Folgen für den Kündigenden haben. Nämlich dann, wenn die Kündigungsfrist zwischenzeitlich abgelaufen ist.
Allgemeine Vorlage für eine Kündigung
Nach der ganzen Theorie hier noch eine allgemeine Mustervorlage für eine Kündigung!
Name
Anschrift
Vertragspartner
Anschrift
Ort, Datum
Kündigung des (Bezeichnung des Vertrags)
Kundennummer: ______________________________
Vertragsnummer: ______________________________
Vertragsart/-gegenstand: ______________________________
Sehr geehrte Damen und Herren,
mit diesem Schreiben kündige ich den oben genannten Vertrag ordentlich und fristgemäß zum ___________ / zum nächstmöglichen Termin.
Bitte sehen Sie davon ab, mich wegen Rückwerbeversuchen oder anderweitigen Angeboten zu kontaktieren. Rein vorsorglich verweise ich darauf, dass die Ihnen erteilte Einzugsermächtigung mit Vertragsende und darüber hinaus erlischt.
Bitte bestätigen Sie mir den Eingang der Kündigung innerhalb der kommenden 14 Tage schriftlich. Vielen Dank.
Mit freundlichen Grüßen
Unterschrift
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Thema: Ausführlicher Ratgeber zur Kündigung, 3. Teil
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