Darum ist Digitalisierung für Unternehmen im Finanz- und Steuerbereich wichtig

Darum ist Digitalisierung für Unternehmen im Finanz- und Steuerbereich wichtig

Vor allem in den Bereichen Finanzen und Steuern sollten Unternehmen die Möglichkeiten nutzen, die die Digitalisierung bietet. Denn wenn elektronische Systeme und Automatisierungsmaßnahmen eingesetzt werden, lässt sich eine deutlich höhere Effizienz erzielen. Die Unternehmen können ihre Transaktionen besser überblicken und ihre steuerlichen Pflichten einfacher erfüllen.

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Darum ist Digitalisierung für Unternehmen im Finanz- und Steuerbereich wichtig

Der Zugriff auf Echtzeitdaten schafft die Grundlage für fundierte strategische Entscheidungen, die es den Unternehmen ermöglichen, zeitnah auf veränderte Marktbedingungen zu reagieren.

In diesem Beitrag gehen wir der Frage nach, warum die Digitalisierung für Unternehmen speziell im Finanz- und Steuerbereich wichtig ist und inwiefern sie sich dadurch Wettbewerbsvorteile verschaffen können.

Kosten senken

Die Digitalisierung im Finanz- und Steuerbereich bringt den Vorteil mit sich, dass die finanziellen Aufwendungen reduziert werden können. Möglich wird das deshalb, weil Unternehmen ihre Ressourcen mit digitalen Tools effizienter verwalten können.

Wenn Prozesse automatisiert sind, müssen Mitarbeiter Aufgaben gar nicht mehr oder zumindest in deutlich geringerem Umfang manuell bearbeiten. Dadurch werden Kapazitäten frei, die anderweitig genutzt werden können. Auf die Personalkosten wirkt sich das ebenfalls positiv aus.

Setzen Unternehmen eine Cloud-basierte Buchhaltungssoftware ein, sinken sowohl die Hardware- als auch die Wartungskosten. Denn die Notwendigkeit, eine Softwarelösung lokal zu installieren, entfällt. Stattdessen haben alle Mitarbeiter jederzeit und von überall aus Zugriff auf die Software.

Eine Buchhaltungssoftware bringt außerdem die Skalierbarkeit als weiteren großen Pluspunkt mit sich. Wird ein neuer Standort eingerichtet, müssen keine zusätzlichen Serverkapazitäten erworben werden.

Die meisten Anbieter von Softwarelösungen ermöglichen, das Abo flexibel anzupassen. Herausforderungen bei der Skalierung des Geschäftsmodells fallen dadurch für die Unternehmen weg.

Fehlerquellen und Risiken minimieren

Durch die Digitalisierung in den Bereichen Finanzen und Steuern können Unternehmen Fehlerquellen ausschließen und Risiken minimieren. Viele Stolpersteine ergeben sich aus manuellen Abläufen, um die sich Menschen kümmern.

Zeitdruck, Stress oder Unaufmerksamkeit können schnell zu Flüchtigkeitsfehlern führen, die die Unternehmen unnötig Geld kosten. Auch rechtliche Konsequenzen können Fehler nach sich ziehen.

Digitale Tools können an dieser Stelle oft Abhilfe schaffen, weil sie dafür sorgen, dass genauere Finanzdaten bereitstehen. Die Umsetzung kann durch automatisierte Überwachungssysteme und Compliance-Checks erfolgen.

Solche digitalen Werkzeuge tragen gleichzeitig dazu bei, dass mögliche Risiken frühzeitig erkannt werden.

Auch regulatorische Anforderungen lassen sich einfacher bewältigen.

Finanzabläufe optimieren

In Unternehmen gibt es zahlreiche Finanzprozesse, bei denen digitale Tools zu Verbesserungen führen können. So können Unternehmen zum Beispiel Analyse-Tools einsetzen, um relevante Finanzdaten in Echtzeit auszuwerten.

Auf diese Weise ist nicht nur ein aktueller Überblick sichergestellt. Stattdessen helfen die Tools auch dabei, künftige Entwicklungen, Trends und Prognosen im Finanzbereich besser einzuschätzen. Dadurch sind die Unternehmen in der Lage, frühzeitig Gegenmaßnahmen einzuleiten.

Im Rechnungswesen sorgt die Einführung der elektronischen Rechnung dafür, dass der Eingang, die Verarbeitung und der Versand von Rechnungen automatisiert werden können.

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Eine entsprechende Rechnungsverarbeitungssoftware scannt, erfasst und bearbeitet Rechnungen automatisch weiter. Andersherum kann die Software natürlich auch Rechnungen und Zahlungserinnerungen erstellen und die Zahlungseingänge überwachen.

Es ist nicht notwendig, dass ein Mitarbeiter Rechnungen entgegennimmt und überprüft.

In der Praxis ergibt sich daraus zum einen der Vorteil, dass Fehler, die auf eine manuelle Dateneingabe zurückgehen, auf ein Minimum reduziert sind. Zum anderen nimmt die Be- und Verarbeitung von Rechnungen wesentlich weniger Zeit in Anspruch.

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Zusammenarbeit mit dem Steuerberater vereinfachen

Die Vielzahl an Gesetzen und Regelungen macht das deutsche Steuersystem zu einem sehr komplexen Thema, das für einen Laien kaum zu überblicken ist. Aus diesem Grund arbeiten die meisten Unternehmen mit einem Steuerberater zusammen.

Damit diese Zusammenarbeit reibungslos und möglichst effizient abläuft, können Unternehmen eine Buchhaltungssoftware einsetzen, die eine DATEV-Schnittstelle hat. Durch diese Schnittstelle ist es möglich, Daten schnell und einfach mit dem Steuerberater auszutauschen.

Um Angaben, Informationen oder Dokumente an den jeweils anderen zu übermitteln, genügt ein Klick.

Verwaltung von Dokumenten erleichtern

In einem Unternehmen ist das Controlling für die Finanzen zuständig. Hier erweisen sich sogenannte digitale Dokumenten-Management-Systeme, kurz DMS, als praktische und sinnvolle Lösung. Ein DMS erfasst, organisiert und speichert Dokumente digital.

Der zeitliche Aufwand, der mit der Verwaltung von Papierdokumenten einhergeht, lässt sich dadurch erheblich reduzieren. Außerdem macht es die digitale Archivierung wesentlich leichter, bestimmte Unterlagen wiederzufinden.

Als weiterer positiver Effekt kommt dazu, dass Unternehmen viel Platz einsparen, weil sie Geschäftsbriefe, Rechnungen, Verträge und andere Unterlagen nicht mehr in Papierform aufbewahren müssen.

KI einsetzen

Mit der Digitalisierung nimmt auch die effiziente Nutzung von Künstlicher Intelligenz zu. Unternehmen können von dieser Entwicklung profitieren, indem sie sich für KI-gestützte Softwarelösungen entscheiden.

Eine Buchhaltungssoftware etwa kann Finanzdaten automatisch kategorisieren und auswerten. Unregelmäßigkeiten fallen dadurch zeitnah auf, sodass mögliche Probleme angegangen werden können, bevor sie größere Ausmaße annehmen.

Ein Pluspunkt von KI ist, dass sie nicht nur vielfältige Funktionen abdeckt. Stattdessen lernt sie auch stetig dazu.

Je mehr Informationen die KI bekommen und verarbeitet hat, desto schneller kann sie Lösungen umsetzen und weitere Mechanismen entwickeln. Die Effizienz nimmt dadurch stetig zu.

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Benjamin Naue, - Jurist, Sabine Scheuer, - Rechtsberaterin, David Wichewski, - Anwalt, sowie Ferya & Christian Gülcan, Gründer und Unternehmer in B2B & B2C Gewerbe, mit ca. 30 Jahren Erfahrung als Vertragspartner unterschiedlicher Branchen, Betreiber/in und Redakteur/in dieser Webseite, schreiben hier Wissenwertes, Tipps, Anleitungen und Ratgeber für Verbraucher zum Thema Verträge, Schriftverkehr und Recht. Die Inhalte des Informationsangebots stellen keine Rechtsberatung dar - somit ersetzen die Inhalte auch keine rechtliche Beratung.

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