Die wichtigsten Tipps für eine erfolgreiche Mahnung
Leider kommt es immer wieder vor, dass Rechnungen nicht bezahlt und ausstehende Forderungen nicht beglichen werden.
Um Verlusten durch den Ausfall von Forderungen entgegenzuwirken, wird es dann notwendig, Mahnungen zu erstellen, wobei der Unternehmer in den meisten Fällen nicht in der Lage oder gewillt sein wird, Rücksicht darauf zu nehmen, ob der Kunde lediglich vergessen hat, die Rechnung zu bezahlen oder die Rechnung nicht bezahlen möchte oder kann. Damit eine Mahnung letztlich erfolgreich sein kann, müssen schon im Vorfeld die Voraussetzungen dafür geschaffen werden.
Hierzu gehört zum einen, dass die Zeitpunkte, wann die Zahlungen zu leisten sind, auf Rechnungen und in Verträgen eindeutig benannt werden und zum anderen, dass das Mahnverfahren rechtzeitig eingeleitet wird. Für den Ablauf des Mahnverfahrens bietet sich ein Vorgehen in mehreren Schritten an, wobei diese Schritte aus einer Zahlungserinnerung, einer bis drei Mahnungen, dem gerichtlichen Mahnbescheid, dem Vollstreckungsbescheid und der Zwangsvollstreckung bestehen.
Hier dazu alle wichtigen Infos und Tipps:
• Eine Zahlungserinnerung sollte etwa 14 Tage nach Ablauf der vereinbarten Zahlungsfrist verschickt werden. Dabei kann die Zahlungserinnerung durchaus einen freundlichen Ton haben, denn noch besteht Grund zur Annahme, dass die Fälligkeit schlichtweg übersehen wurde. Im Rahmen der Zahlungserinnerung sollte jedoch eine neue Frist festgesetzt werden, bis wann die Zahlung erfolgen sollte.
• Der nächste Schritt ist eine erste Mahnung, die auch als solche gekennzeichnet werden muss. Zu den wesentlichen Angaben, die die Mahnung enthalten muss, gehören die Benennung des Auftrages, der Rechnung oder des Vertrages, die Nennung der ausstehenden Forderung sowie eine erneute Zahlungsfrist.
Aus Fairnessgründen sollte die Zahlungsfrist allerdings an einem Werktag enden und mindestens einen Zeitrahmen zwischen fünf und zehn Tagen vorsehen. Aus rein rechtlicher Sicht sind weitere Mahnungen nun nicht mehr notwendig und ein gerichtliches Mahnverfahren könnte direkt eingeleitet werden, wenn die Forderung nicht beglichen wird.
• Wird eine zweite Mahnung verschickt, ist diese genauso aufgebaut wie die erste Mahnung. Allerdings können ab der zweiten Mahnung Verzugschäden geltend gemacht werden. Die Obergrenze hierfür liegt bei 2,50 Euro pro Mahnung. Bleibt auch die zweite Mahnung erfolglos, kann eine dritte Mahnung verschickt werden.
Diese sollte die Ernsthaftigkeit der Situation deutlich machen und den Hinweis darauf enthalten, dass alle weiteren Schritte mit deutlichen Kosten für den Schuldner verbunden sind. Allerdings muss auch die letzte Mahnung eine Zahlungsfrist enthalten, wodurch die Möglichkeit gegeben ist, die Angelegenheit zu bereinigen. Zu überlegen ist, ob die weiteren Schritte selbst durchgeführt werden oder auf professionelle Hilfe zurückgegriffen wird.
Wird ein Rechtsanwalt mit der weiteren Eintreibung der Forderung beauftragt, trägt der Schuldner die vollständigen Kosten für den Rechtsanwalt bei einer berechtigten Forderung. Übernimmt ein Inkassounternehmen das weitere Vorgehen, arbeitet dieses auf eigene Rechnung.
• Um einen gerichtlichen Mahnbescheid selbst zu beantragen, gibt es zwei Möglichkeiten. Zum einen kann der Vordruck für das maschinelle Mahnverfahren ausgefüllt und beim zuständigen Amtsgericht eingereicht werden.
Das zuständige Gericht überprüft den Antrag auf formale Richtigkeit, überprüft allerdings nicht, ob die Forderung berechtigt ist. Ist der Antrag korrekt ausgefüllt, wird ein Mahnbescheid erlassen und dem Schuldner zugestellt. Daraufhin hat der Schuldner zwei Wochen lang Zeit, die Forderung zu begleichen oder Einspruch einzulegen.
Die Alternative ist, den Mahnbescheid per Internet zu beantragen, was den Vorteil der schnellen Bearbeitung bringt. Die Höhe der Gebühren für das Gericht ergibt sich aus der Höhe der Forderungssumme.
• Erfolgt auch auf den gerichtlichen Mahnbescheid hin keine Zahlung oder kein Einspruch, kann ein Vollstreckungsbescheid beantragt werden. Auch hierbei wird eine zweiwöchige Zahlungs- oder Einspruchsfrist eingeräumt. Danach vergibt das Gericht einen sogenannten Titel an den Antragsteller, wodurch ein Gerichtsvollzieher eine Pfändung durchführen kann.
Dabei kann sich die Pfändung grundsätzlich sowohl auf Gegenstände beziehen als auch als Konto- oder Lohnpfändung durchgeführt werden. Legt der Schuldner Einspruch ein, wird das Mahnverfahren zu einer Klage und muss im Rahmen eines gerichtlichen Verfahrens geklärt werden.
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